Utrwalanie kontaktów z klientami firm inwestycyjnych

Monitor Prawa Bankowego 2022/02 Luty

Pakiet MiFID II[2] został opracowany z myślą o zwiększeniu bezpieczeństwa rynku finansowego Unii Europejskiej. Szczególną uwagę poświęcono ochronie inwestorów w relacji z profesjonalnymi uczestnikami rynku – firmami inwestycyjnymi.

Jednym z narzędzi, służącym do realizacji tych założeń, jest wymóg utrwalania kontaktów pomiędzy inwestorami a firmą inwestycyjną. Wymóg ten ma gwarantować, że firmy inwestycyjne wykonują nałożone na nie obowiązki w zakresie komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami, jak również umożliwiać organowi nadzoru kontrolę tego obszaru.

Stanowisko jest ograniczone do wybranych aspektów dotyczących utrwalania kontaktów z klientami i nie powinno być traktowane jako kompleksowe opracowanie w tym zakresie.

1. Regulacje nakładające na firmy inwestycyjne obowiązki związane z rejestracją kontaktów z klientami

Artykuł 16 ust. 6 MiFID II[3] ustanowił obowiązek rejestrowania przez firmy inwestycyjne kontaktów z klientami. Regulacje te mają zastosowanie do wszystkich rodzajów klientów i potencjalnych klientów, tj. detalicznych, profesjonalnych i uprawnionych kontrahentów. Obowiązki dotyczące rejestracji kontaktów z klientami dotyczą sytuacji, w których firmy inwestycyjne i ich klienci kontaktują się ze sobą podczas spotkań (tzw. rozmowy w bezpośredniej obecności klienta) lub z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.

W przypadku świadczenia usług przez agenta firmy inwestycyjnej, firma inwestycyjna musi zapewnić, aby obowiązki w tym zakresie były przestrzegane przez jej agenta[4].

Artykuł 16 ust. 7 MiFID II określa minimalny zakres tego obowiązku, wskazując że rejestracją objęte są rozmowy telefoniczne lub korespondencja elektroniczna dotyczące przynajmniej transakcji przeprowadzonych w ramach zawierania transakcji na własny rachunek oraz świadczenia usług wynikających ze zleceń klientów, związanych z przyjmowaniem, przekazywaniem oraz wykonywaniem zleceń klientów.

Wymogi w zakresie utrwalania kontaktu z klientami i potencjalnymi klientami zostały określone w art. 83a ust. 3h u.o.i.f.[5]. Zgodnie z tą regulacją firmy inwestycyjne:

(i) nagrywają rozmowy telefoniczne prowadzone z klientami oraz

(ii) sporządzają protokoły, notatki lub nagrania rozmów przeprowadzonych w bezpośredniej obecności klienta lub potencjalnego klienta.

Obowiązkiem rejestracji objęte są czynności określone w art. 69 ust. 2 pkt 1-5 u.o.i.f., tj.:

(i) przyjmowanie i przekazywanie zleceń nabycia lub zbycia instrumentów finansowych,

(ii) wykonywanie tych zleceń na rachunek dającego zlecenie,

(iii) nabywanie lub zbywanie na własny rachunek instrumentów finansowych,

 (iv) zarządzanie portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych oraz

(v) doradztwo inwestycyjne.

Do tego katalogu należy odnosić zasady określone w art. 83a ust. 4 i następne u.o.i.f., art. 72-76 Rozporządzenia 2017/565 oraz wyjaśnienia ESMA[6] zawarte w Q&A[7].

Obowiązek rejestrowania, przechowywania i archiwizacji dokumentów, nagrań rozmów telefonicznych, korespondencji elektronicznej oraz innych informacji sporządzanych, przekazywanych lub otrzymywanych w związku ze świadczonymi usługami maklerskimi obejmuje również nagrywanie rozmów telefonicznych i zapisywanie korespondencji elektronicznej, związanych z czynnościami, które mogłyby skutkować świadczeniem jednej z usług maklerskich, o których mowa w art. 69 ust. 2 pkt 1-5 u.o.i.f., nawet jeżeli w wyniku prowadzenia tych rozmów lub korespondencji nie dochodziłoby do świadczenia usługi (art. 83a ust. 4b u.o.i.f.)[8].

Treść rozmów telefonicznych i komunikacji elektronicznej powinna być rejestrowana „od początku do końca”. Nawet jeśli kanał komunikacji[9] nie pozwala na przyjęcie zlecenia, to komunikacja, która mogłaby prowadzić do jego przyjęcia, podlega obowiązkowi rejestracji, np. przy braku możliwości telefonicznego składania zleceń, rozmowa telefoniczna, która dotyczy takiego zlecenia (które zostanie przyjęte (...)