AMLRO

Monitor Prawa Bankowego 2023/03 Marzec

Stanowisko Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) dotyczące:

• polityk i procedur zarządzania zgodnością z przepisami prawa,
• roli i obowiązków pracownika na stanowisku kierowniczym, odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami prawa w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML/CFT).[1]

Stanowisko[2] zawiera dobre praktyki dotyczące wypełniania obowiązków wynikających z ustawy[3] o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa) związanych z rolą i zadaniami:

1. pracownika odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności z przepisami w zakresie AML/CFT (AMLRO)[4],
2. organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności z przepisami AML/CFT,
3. organu nadzorującego.

Stanowisko odnosi się również do polityk (strategii wewnętrznych), systemu kontroli i procedur, o których mowa w art. 8, 45 i 46 dyrektywy 2015/849[5], w instytucjach obowiązanych, podlegających nadzorowi KNF (podmioty nadzorowane).

Rola organu zarządzającego w procesie AML/CFT (lub kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za zapewnienie zgodności z przepisami AML/CFT)

Organ zarządzający podmiotu nadzorowanego powinien odpowiadać za zatwierdzenie ogólnej polityki (strategii) AML/CFT obowiązującej w tym podmiocie oraz za jej wdrożenie. Jego członkowie powinni posiadać dostateczną wiedzę na temat przepisów prawa i ram regulacyjnych oraz umiejętności i doświadczenie w obszarze ryzyka ML/FT związanego ze specyfiką działalności tego podmiotu.

Organ zarządzający lub kadra kierownicza wyższego szczebla odpowiedzialna za wykonanie obowiązków ustawowych[6] powinny zapewnić:

• wdrożenie odpowiedniej struktury organizacyjnej i operacyjnej, koniecznej dla zgodności procesu z polityką (strategią) AML/CFT przyjętą przez organ zarządzający, w tym niezbędnych uprawnień i adekwatności zasobów ludzkich i technicznych przydzielonych AMLRO,
• wdrożenie regulacji wewnętrznych, w tym polityk (strategii) i procedur AML/CFT,
• regularny przegląd sprawozdania z działalności AMLRO,
• terminową i odpowiednią, okresową sprawozdawczość dla organów zarządzającego i nadzorującego oraz właściwych organów państwowych[7],
• przestrzeganie przepisów prawa oraz otrzymywanie stosownych sprawozdań od usługodawcy – w przypadku zlecania funkcji operacyjnych na zewnątrz w ramach outsourcingu.

Rola organu pełniącego funkcję nadzorczą w procesie AML/CFT

Organ nadzorujący powinien odpowiadać za nadzorowanie i monitorowanie wdrażania ram zarządzania wewnętrznego i kontroli wewnętrznej, w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi wymogami w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym m.in. powinien:

• nadzorować i monitorować adekwatność i skuteczność realizacji polityki (strategii) i procedur AML/CFT uwzględniając specyfikę rodzajów ryzyka ML/FT, podmiotu nadzorowanego oraz powodować podjęcie działań i środków naprawczych adekwatnych do zidentyfikowanych nieprawidłowości,
• dokonywać regularnych przeglądów sprawozdań z działalności AMLRO oraz co najmniej raz w roku oceniać skuteczność działalności w zakresie AML/CFT, z uwzględnieniem wniosków systemu kontroli wewnętrznej, w tym audytu,
• zapewnić, aby członek organu zarządzającego odpowiedzialny za proces AML/CFT (lub członek kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialny za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie) posiadał wiedzę, umiejętności i doświadczenie konieczne do zidentyfikowania i oceny ryzyka specyficznego dla podmiotu nadzorowanego ML/FT oraz zarządzania nim, a także otrzymywał informacje o decyzjach potencjalnie wpływających na ryzyka, na które jest narażony podmiot nadzorowany,
• mieć dostęp do stosownych danych i informacji oraz wykorzystywać je w celu skutecznej realizacji zadań z zakresu AML/CFT,
• mieć dostęp do sprawozdań AMLRO i audytu, informacji o wynikach kontroli i korespondencji z uprawnionymi organami państwowymi oraz informacji o środkach nadzorczych i nałożonych karach.

Zadania i rola członka organu zarządzającego lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za AML/CFT

Podmiot nadzorowany powinien zidentyfikować i uwzględnić potencjalne konflikty interesów oraz podjąć działania w celu ich uniknięcia lub ograniczenia. Łączenie funkcji członka zarządu ds. AML/CFT (członka organu zarządzającego) lub członka kadry kierowniczej wyższego szczebla z funkcją AMLRO jest niewskazane, z uwagi na potencjalny konflikt interesów wynikający z braku rozdzielenia funkcji operacyjno-wykonawczych ora (...)